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一个必备的效率常识:用手机的日历功能,也可以高效处理待办

图片:少数派 / 知乎

人人必备的效率常识:用日历定制高效的任务管理

少数派,高品质数字生活消费指南,微信号 sspaime

这篇文章,是为了那些刚上手任务管理,对日历事件和任务的区别不大明白的人而写的。

在这个阶段,你可能看过了很多理论,试用了很多工具,但依然在疑惑这个小问题:一件事情,到底是放在任务管理工具中,还是放在日历里?

你也许还会想:我是只挑一款 app 把一切都管理起来,还是让任务管理工具和日历各司其职?

任务管理工具和日历的核心区别

在开始之前,先花一点篇幅,谈谈任务管理工具和日历,两者最核心的本质区别。

如果将写作这篇 Power+ 文章作为一个任务,它的属性可以有:

  • 开始时间:2017-09-01;
  • 截止时间:2017-09-04;
  • 需要花费的时间:3-4 个小时;
  • 任务类别:写作;
  • 地点:家;
  • 优先级:高;
  • ……

越是所谓高级的任务管理工具,对这些属性的自定义程度就越高。

而在自定义这一点是日历的短板,如果你试图完全以日历来管理所有的任务,最直接的一个缺陷是——由于日历软件几乎都是基于通用的日历协议写的,你没什么改造细节的自由度。

大多数日历软件看起来都是这样

也因为自定义这个特性,任务管理工具可以组合各类条件,从浩瀚的任务中筛出符合你预期的那些任务。例如通过「截止日期为今天 + 优先级为高 + 任务类别为工作」来找出当下工作中最重要的事。

而在日历工具中,任务并不是主角,主角其实是一个一个的时间槽,它的视觉属性更强。任务被填充进这些槽中,形成了你需要管理的时间流。

图片出自 rockmymac

如何区分日程与任务

在任务管理中,最需要管理的核心点就是时间,也就是这三个与时间有关的概念:

· 开始时间:任务需要你开始投入关注的起始点;

· 截止时间:任务不再需要你投入关注的结束点;

· 持续时间:在关注之余,任务实际需要你投入的精力;

先说说前两个,开始时间和截止时间。根据这两个概念,就可以明确划出什么属于日历事件、什么属于任务:

  • 日程 - 开始时间和截止时间都已知:在传统 GTD 流程中,只建议将开始时间和截止时间都是强制性的事项,才放入日程,例如一次度假计划,会占用一周的时间。然而,我建议修正这个做法。除了对时间有强制性要求的事项之外,在一天之内,一个任务如果有具体的开始时间和结束时间,哪怕它们并非强制性的,而只是你主观安排的时间,也应该有选择性地放入日程
  • 准日程 - 开始时间已知,结束时间未知:一个事情开始时间已知,表明已经需要你投入一定的关注。而结束时间未知,则往往可能有两种原因:一是因为持续的时间相对不确定,二是这件事情相对没那么紧急,并没有一个明确的截止时间。对于持续时间不确定的情况,比如一次讨论型的会议,虽然我们不能明确地知道结束时间,但大概可以估算是一个小时或两个小时,这时候同样应该转化为日程。而如果相对没有那么紧急,你可以暂时留存在任务管理工具中的下一步行动中。
  • 任务 - 开始时间未知,结束时间已知:一件有 Deadline 的事情,意味着你只是没想好什么事情开始做而已。比如写论文就是一个典型,在知道答辩时间作为结束时点的前提下,开始时间总是一拖再拖,往往到了最后那一晚,才是最高产的。这类事项,根据紧急重要程度,可能在 GTD 的「Next Actions」文件夹,甚至在一定程度上,由于后文会提到的「虚拟承诺」现象的存在,它们可能归类到「Someday/Maybe」中更恰当。
  • 准任务 - 开始时间和结束时间都未知:这种就是标准的 GTD 中的「Maybe/Someday」事项,从我们的脑中一闪而过,但我们知道以后某天会用得上,所以暂时也先记成一个任务,但是暂时它不需要我们任何的关注(除了 Review 的时候)。

在明晰了这几个概念之后,不妨想想看,运用上面的概念,以下这些都应该归于哪一类中:

  • 周日下午去洗牙;
  • 了解不同降噪耳机的特性,并在网上购买;
  • 在本月阅读完《三体》系列;
  • 下午开会讨论次月的营销方案头脑风暴;

而第三个概念——持续时间,是执行这个任务所需要耗费的时间跨度。

以例行任务(Ritual)为例,你可能希望借助这种方式来帮助自己养成某个习惯,而每天重复这个任务。那么,「每天早起喝水」和「跑步」虽然都是例行任务,但它们的归属却可能完全不一样。你完全可以将前者留在任务管理工具中,因为喝水占用的时间非常少;而「跑步」占用的时间较长,则最好放在日历中,比如放在晚 9 点至 10 点的时间槽中,意味着这段精力将被占有,有一定的排他性。

把持续时间长的任务放入日历,有什么好处

从准任务到日程,从下往上,事项变得越来越清晰,时间也变得越来越确定。我们先确定了开始时间和截止时间,投入了相应的关注度,最终我们还赋予了任务的持续时间(也可以理解成执行时间),以投入实际的精力。如果执行一件任务需要花费的时间,明确地大于一个临界值(如一个小时),最好将它放入日程当中,让这段时间具有排他性,方便我们掌控自己的时间规划。

把持续时间长的任务放入日程,最明显的好处,主要有以下两点。

1. 杜绝 Review 时的虚假承诺

你可能发现了,这个将任务从下方的象限,不断地向上转移的过程,实际上就是在 GTD 中说的 Review。Review 除了对之前的情况做一个回顾总结,还要求我们做出变化和计划——不断明确任务的内容和时间,最终转化成一个可执行的事项。

然而,在这个过程当中,我们经常性地会做出模糊的虚假承诺,例如给任务标记上了今天开始,最终却什么也没有做。或者设置一个虚假的 Deadline,以不断地推迟去逼近真正的 Deadline。我们之所以会在 Review 中经常给出乐观估计,是因为我们的承诺不够具体:今天开始,具体今天什么时候开始?明天 Deadline,我有空出时间专门应对吗?这样就直接导致了反复变更。而将部分任务转入日程当中,意味着设立了更具体的承诺,你真的在这一天当中,划出了一个专门的时间段来执行。

2. 避免「帕金森定律」侵蚀时间

需要注意的是,虚假承诺不全是由乐观估计带来的,一个更实际的情况是:做出承诺时估计是合理的,但在执行当中遇到了重大偏差,导致事后回顾时,当初的承诺就像虚假承诺一般。

想像一下,你原来在今天安排了完成工作季度报表、了解漫威人物历史、挑选女朋友的生日礼物三件事情。然而,你是从第二件事情做起的。庞大复杂的漫威人物关系与历史背景,让你沉浸其中,等到回过神来,今天的时间已经过去了一大半,你只能匆匆赶完工作上的季度报表,再也没时间来挑礼物了。

图片出自《帕金森法则》中文版封面

这就是时间管理中的「帕金森定律」:只要还有时间,事情就会自动向后延展,直到用完所有的时间。用通俗的话说,就是拖延症。如果你不对自己的时间槽加以分配和规划,那么其中任意一件事情都有可能不断膨胀,直至压占别的时间,让你最终发现一天过去后,有一堆的任务没来得及完成。这就是说,如果一件事情上,你不去考虑花多少时间,或者分配了过多的时间,往往会不自觉地放慢你的节奏,用光所有的时间。

从这一点来看,日程不仅仅帮助你远离不切实际的目标,避免作出虚假承诺,更重要的是,它在为每一项任务设置一个时间约束集,一旦任务超出了原有的时间安排,我们至少应该得到一个警示,而不是让任务无止境地侵占下去。

实践过程中可能遇到的问题

如果你决定尝试实践这套方法,很可能会遇到以下这些疑惑,不要紧,我们一起先来看一看。

很多任务管理工具也带有日历功能,可以直接用它们吗?

可以,但不建议这么做。在管理持续时间这个维度上,日历的支持更友好。这个友好,是体现在任务的属性设置和工具本身的视图展现上的。虽然高级的任务管理工具也做了一定的支持,但是,我们依旧面临「默认的力量」所带来的问题。

第一,持续时间的准确性。持续时间作为一种任务的属性,在简单的任务管理工具中,你甚至找不到它的踪影。只有高级的任务管理工具可以将开始时间和截止时间都精准设置到小时或分,来达到设置持续时间的效果。一般的任务管理工具,对于开始时间和截止时间的默认设置,往往只是日期。而在日历中,除了全天事件之外,事件的开始和结束时间点,强制性地需要你的关注。

第二个方面,则是工具界面的主体。前文提到了,以日历的时间槽为主体的视图,可以让一整天的时间流都更加清晰。而高级的任务管理工具,虽然会添加一些日历视图的支持,但这个日历视图不会是它们界面的主体:它们要么功能非常简陋,要么会弱化成一个形式非常简单的次级视图。

2Do 中,左下角需要单独唤出的日历视图,仅仅只提供了按日期快速过滤任务的功能

这两点原因,都让日历工具相比起任务管理工具,在执行需要耗费一定精力的任务时,是更好的呈现载体。

这样看来,两者的职能其实就非常明确了:

任务管理工具可以通过各类属性条件筛选,从而组成不同的视图,方便你进行 Review 和计划,来确定出实际要开始执行的任务。一旦开始执行,那些占用时间较小、花费精力较少的事情,可以留在 GTD 中随时打勾完成。

而对于那些需要占用一定时间和精力的任务,则转移到日历当中,你的思维也从某个单独的任务,转换到全局统筹,如何去分配一整天的时间,来更合理地执行任务。

有一些事情,我估不准要花多少时间做

这时候记住一句话:先执行,再调整!

不要怕估不准时间,不要怕有别的事中途插入。刚开始的时候可能每个事情都比我们预估的时间长,没关系,过完半天之后,再进行一次调整(甚至刚开始的时候,可以每隔四个小时对日程表进行一次调整修正),慢慢自己的预判能力越来越准后,基本排定第二天的日程后,只要没有不可抗的事情插入,就不需要再调整了。

在将任务转换为日历的过程中,有些属性值会丢失

这个问题的根源在于前面所说的任务管理工具的自由性。不同的任务管理管理工具,对属性的支持各不相同,而日历往往是通用、固定的协议,这直接导致无法是手动还是自动化的转换流程,都有可能遇到部分属性值在日历中丢失。

实际上,我建议你不用太担心这个问题。在实践的过程当中,如果一个任务最终需要被转换为当日的日程安排,那么几乎它所有的属性值,都已经完成了使命:在任务管理工具中为筛选服务。唯一可能需要迁移的值,是原任务的备注中,可能含有部分执行所需的关键信息。日程中同样支持添加备注,或者,你可以根据自己的工作流,将重要信息输出至执行任务所使用的第三方服务。总之,这是一个不必要过份担心的问题。

核心行动法则:

  • 不要过度追求大一统的任务管理,任务和日程,是可以有机结合在一起使用的;
  • 用 GTD 中的列表和标签来计划、明确任务,用日历中的时间槽来分配自己的精力;
  • 任务管理的核心是管理时间,时刻关注时间的三个维度:开始时间、截止时间、持续时间;
  • 扩展 GTD 中日程的定义范围,只要是明确了会占用某个较长时间段的,无论是强制性的,还是你给自己定制的计划,都请放在日程中;
  • 日历可以为我们提供全局视角,从单一的任务中提升到对整体的审视和时间分配,避免虚假承诺和帕金森定律。

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