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为什么在开放式环境中工作会感觉不舒服?

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从马克·扎克伯格到蒂姆·库克,许多热门的科技公司领导人都赞扬开放、交流的工作空间。开放式办公环境的目标,是增加协作和交流,降低建设成本,打破等级壁垒,营造一种合议式的职场文化,但同时也存在一些缺陷,很有些人无法适应,就像题主的感受,会感觉不舒服。

牛津经济研究院对 600 多名高管和 600 多名员工进行了一项调查,调查结果显示,开放式办公室对工作效率和员工心态的威胁比大多数高管意识到的更大,而且大多数人并没有应对这些问题的策略。

与老板们的想法并不相同,许多员工都表示,公司环境缺乏隐私,噪音污染严重,员工被过度暴露于令人分心的谈话或许多非正式会议的讨论中。也有报道称,“环境中的性别歧视”发生于在开放式办公室工作的女性身上,她们感觉自己被过度的暴露,受到了严格的审查。

另一项研究发现,在开放式办公室工作的人请的病假要比那些保留了更多隐私的人多出近三分之二,而且他们的不开心程度更高,压力更大,工作效率也更低。哈佛商学院在 2018 年进行的一项研究中发现,开放式办公室减少了约 70%的面对面交流,增加了约 50%的电子邮件和即时通讯,这打破了开放式办公室让员工进行协作的传统印象。乔治城大学教授加尔文·纽波特的看法更具争议,他觉得:开放式办公室已经成为向风险投资家和人才表明公司价值的一种方式,目标不是提高生产率和协作,而是要表明公司正在做一些有趣的事

然而,开放式办公规划的象征意义过于强大且成本低廉,许多公司无法放弃。因而,开放式办公环境陷入一种饱受争议的境地。接下来我们将讨论开放式办公室规划事实上带来了哪些好处,又如何影响了员工的工作效率和心理状态,以及该如何合理使用,使开放式办公室规划充分发挥作用。

开放式工作环境的利与弊

优点:

1.加强沟通

开放的办公空间易于形成自发的头脑风暴和非正式的小组讨论,同事之间能够自由地相互协作、交换意见,并在需要时寻求帮助。流动的沟通环境使他们能够与同事建立良好关系,产生愉悦融洽的氛围。

2.增强合作

这是开放式办公场所预期的最大好处。尽管现在有许多基于网络的工具来帮助我们在工作场所进行协作,但面对面的交流依然有着更高的工作效率。

初级员工更容易接近高层管理人员,产生合作。员工会感到受到了同等的尊重和重视。而办公室里的每个人都会觉得是同一个团队的一部分,所以员工、部门之间的合作创新通常会增加。

3.降低成本

开放式办公室使更多的员工在一个单独的空间里工作,在初始设置、供暖、空调和清洁方面的成本效益要高得多。开放式空间还可以根据需要轻松地重新配置。

缺点:

1.情绪健康问题

由于开放式办公室计划伴随着更多的干扰,且缺乏隐私,它们会让一些员工怀有维护自己“高效工作形象”的心理负担,总是殚精竭虑、小心翼翼,长期处于压力、焦虑和多疑的心理状态。

另外,开放式办公室旨在增加社交互动,这会使内向的人感到尤为焦虑,会为其他人不可避免的存在而耗尽精力。开放式办公室有可能导致内向者患上恐慌症或其他与压力有关的疾病。

2.性别歧视

女性在职场中面临着许多独特的挑战,其中之一是,许多男性(和一些女性)将女性的外表视为其可信度的代表。开放式办公室增加了员工的身体可见性,从而迫使女性不得不注重外表。与此同时,她们被更多的评头论足,经受着大量的目光审视,无形中承担了巨大的压力。更糟糕的是,开放式办公室的座位布局为可以否认的性骚扰创造了大量机会。

3. 分心

开放式环境中人们十分容易分心,你会听到很多对话和嘈杂声在你周围,你开始注意到同事们令人讨厌的习惯。

同时,开放式办公室迫使你同时处理多项任务,因为每时每刻你被刺激驱动的注意力都集中在你周围的人的动静。这对于我们身体本身执行的专注机制是一种负担。根据研究,长期以往,大脑在认知控制、动机、情绪调节、工作记忆(在执行任务时存储相关信息的能力)和长期记忆(在较长时间内存储和回忆信息的能力)方面都会表现出弱点。

怎样更好的使用开放式空间?

对于雇主来说:

1. 性别文化培训和行为准则

格子间筑起的高墙无法解决职场偏见问题的根源,而文化改变和培训能够从根本上解决这些问题。开展性别文化培训,这将帮助员工认识到他们可能存在的任何偏见预设以及如何解决这些假设。

在行为准则或员工手册中明确规定不可接受的行为,设定相关政策。如此,男性和女性都清楚什么是有问题的行为。任何在办公室环境中经历了歧视的人都能敢于说出来,并把这个问题反馈给高级管理层。

2. 优化开放式空间设计

工作场所应该有各种各样的空间,有封闭的,也有开放的,有共享的,也有单独的。如今,职场战略家提倡办公环境应该与企业的战略目标相一致:提供空间,使人们可以做他们最好的工作。

引入私人空间到开放式办公环境内,让员工和部门在完成不同工作时,选择最适合的空间。从在安静的房间里专注于个人任务,到在拥挤的房间里合作,再到在冥想区充电——这样他们便能够保持专注、维护隐私、心情愉悦。

至少,隔声隔热和不透明的隔墙,允许自然光的照射,确保办公室有隔音屏障环绕着嘈杂的办公设备、安装有助于吸收噪音的地毯、天花板和面板系统,把这些简单而经济的附加功能整合到你的办公室里,也会大有帮助。

3.沟通以达成协同的生产力

这是你制定开放式办公室计划时最关键的部分。这一切都落脚于协作与生产力。让你的员工参与讨论公司是如何理解协作、提高工作效率的。与向不同主管汇报的员工进行更多的指导谈话,以帮助他们解决不明确的期望和优先事项。

对于员工来说:

如果你第一次在一个开放的办公室里工作,不要害怕。和你的同事谈谈,看看他们是如何适应的。每个人都有不同的方法来找到自己的最佳状态。为你周围的人着想一些,你会做得很好的。

1.预定会议室

一些开放式办公环境包含了人们可以使用的会议室(或安静的小房间),所以在那里躲避干扰也可以是一种选择。试着预订一两个小时的会议室,同事们会认为被预定的会议室需要隐私,你可以在工作期间不被打扰。

2.戴上耳机

如果你无法忍受同事们的喋喋不休,试着在工作时戴上降噪耳机。你也可以找一个有各种白噪音和环境声音的网站作为背景音乐,降低周围的嘈杂对自己造成干扰和影响。

3.番茄工作法

番茄工作法是一种时间管理方法,完全专注于工作,每 25 分钟后有短暂的休息。这种工作法能帮你尽可能地回避干扰,拥有黄金专注时间段,可以极大地提高工作的效率。

4.新鲜空气和锻炼

新鲜空气与运动可以大大缓解你在开放式办公环境中积累的压力。在你休息的时候出去绕着街道散散步,去你最喜欢的餐厅、或者在公园的长凳上吃顿午餐。锻炼也有助于提升你的情绪。户外休息时间进行一次轻快的散步甚至跑步。离开你办公的周围一段时间可以提供透视感、缓解压力。

如果开放式办公室的计划想发挥最大作用和优势,需要管理者考虑到组织的文化、员工的需求和员工的工作性质,员工也根据自身情况积极有效的自我调整和适应,如此,开放式办公室计划便可以带来积极的生产力。

参考文献:

Bojanowska, E. (2018). 5 tips on how to survive in an open space office and get work done. Naturaily.

Cleverism. (2018). How Open Office Plans Affect Workplace Productivity.

James, G. (2018). Open-Plan Offices Make the Workplace More Toxic. Inc.

Oxford Economics. (n.d.). Impacts of Open Space Offices.

Oziemblo, A. (2019). Workplace inclusivity: Making open spaces work for everyone. Born2Invest.

Perez, T. (2018). Open VS. Closed Space Work Environments. The Perspective.

Schwab, K. (2019). Everyone hates open offices. Here’s why they still exist. Fast Company.

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